Бухгалтерский аутсорсинг — что это, зачем нужен и в чём преимущества

Бухгалтерский аутсорсинг — подразумевает вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учёта в компании за её пределы, передачу их для исполнения другой компании — аутсорсеру. В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес–процессы компании заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным.

Аутсорсинг от компании Дипломат — это партнёрство и поддержка. Партнёрство, которое не заканчивается после заключения договора.

Бухгалтерский аутсорсинг часто рассматривают как способ оптимизировать текущие расходы на бухгалтерию. Основной причиной перехода на аутсорсинг является потребность сократить затраты на бухгалтерию.
Но если раньше бухгалтерский аутсорсинг рассматривался исключительно с точки зрения экономии на штатной бухгалтерии, то сейчас к нему обращаются с целью достичь конкурентных преимуществ, снижения финансовых рисков. Самое важное — бухгалтерия на аутсорсе позволяет владельцам бизнеса сконцентрироваться на бизнесе. 

Основными преимуществами бухгалтерского аутсорсинга являются:

1. Оптимизация расходов.
Заключение договора бухгалтерского аутсорсинга значительно бюджетно, чем принимать в штат квалифицированного специалиста. Сэкономленный бюджет лучше направить на развитие бизнеса.

2. Операционная эффективность.
Бухгалтерский аутсорсинг представляет собой механизм, состоящий из высококвалифицированных сотрудников: главбуха, расчётчиков, внутренних аудиторов, казначея и других специалистов. Отлаженный внутренний контроль на всех участках бухгалтерии исключает ошибки и риск доначислений.

3. Отсутствие кадровых проблем.
Переход на аутсорсинг освобождает бизнес от тотальной зависимости от штатного главбуха. При аутсорсинге не бывает таких ситуаций, как: бухгалтер ушёл на больничный в отчётный период, в отпуск или в декрет, оставив отчётность недоделанной.

4. Качество учёта и отчётности.
Качество обслуживания складывается из нескольких составляющих: сотрудники, распределение функционала, автоматизация учётных процессов и даже проактивная позиция в отношении планирования налогов.

5. Платишь за то, что получил.
Клиент бухгалтерской аутсорсинговой фирмы всегда чётко понимает, какую услугу и в каком объёме заказал, сколько это стоит, и что получит «на выходе».

Кому подходит бухгалтерский аутсорсинг 

Начнём с того, что целевая аудитория, для которой подходит бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге, — «белый» бизнес, компании, ведущие реальную деятельность и сдающие «белую» отчётность.

1. Стартапы.
Очевидно, что в самом начале деятельности, в период бурного развития компании надо полностью отдать себя развитию бизнеса. Бухгалтерский аутсорсинг даёт возможность посвятить себя отладке бизнес-процессов, не распыляясь на вспомогательные функции. Одновременно владельцы стартапов могут быть спокойны за качество учёта. 

2. Микропредприятия и ИП.
Удаленная бухгалтерия для ИП и микрофирм является правильным решением, так как полностью загрузить штатного бухгалтера будет сложно, а полноценно оплачивать его труд — дорого.  Сторонний бухгалтер-частник на удаленке — тоже не выход. Такие бухгалтеры, как правило, в одиночку обслуживают сотни фирм. Ожидать от них качественный результат и защиту от налоговых рисков точно не стоит.

3. Малые и средние предприятия.
Бухгалтерское сопровождение на аутсорсинге позволит оптимизировать расходы. Не придется содержать раздутую штатную бухгалтерию, где часть сотрудников недозагружена, другая — страдает от переработок (которые, к слову, надо оплачивать).

4. Холдинги.
Для крупных и сложных бизнесов актуальна передача на аутсорсинг участков бухгалтерии. Как правило, наиболее рутинных и трудозатратных. Выгода таких компаний заключается в экономии на инфраструктуре и снижении операционных издержек. 

5. Иностранный бизнес.
За границей аутсорсинг бухгалтерии — привычное явление, его преимущества для бизнеса очевидны и просчитаны. Поэтому иностранцы с удовольствием доверяют учёт провайдерам учётных функций.  Более того, при открытии российской «дочки» иностранным бизнесменам проще доверить бухгалтерский учёт, расчёт налогов и зарплат профессионалам, чем погружаться в тонкости российского законодательства, учёта и специфику бизнес-процессов.

6. Компании, которые ведут специфическую деятельность.
Бывает, что деятельность компании требует специфических знаний тонкостей учёта и законодательства. Подобрать узкого специалиста в штат сложно и дорого. Выгоднее найти бухгалтера на аутсорсинге. В аутсорсинговых компаниях всегда есть узкие специалисты с опытом сопровождения специфических фирм. 

7. Сезонный бизнес.
Компаниям, работающим в сезон, невыгодно содержать бухгалтерию в период спада активности.  Поэтому у компаний агропромышленного комплекса, отдельных пищевых производств, гостиничного бизнеса аутсорсинг бухгалтерских услуг пользуется спросом.

8. Компании с двумя и более учредителями.
Еще одна категория «пользователей», которым необходим бухгалтерский аутсорсинг, — компании с несколькими учредителями.  Передача учётных функций на сторону обеспечивает прозрачность учёта и независимость бухгалтерии, равный доступ пользователей к результатам учёта. Все прозрачно, честно, нет поводов для конфликтов.

Кому не подходит бухгалтерский аутсорсинг

Есть несколько ситуаций, когда бухгалтерский аутсорсинг неэффективен и даже противопоказан:

1. Руководство компании мыслит по-старинке.
Бухгалтерия должна находиться «под рукой», а распоряжения — отдаваться лично, глядя сотруднику в глаза. Бухгалтерское сопровождение на аутсорсинге ломает стереотипы и означает выход из зоны комфорта.

2. Специфические требования к учёту.
Процесс обслуживания у ведущих аутсорсеров — это конвейер (в хорошем смысле), где все учётные процессы грамотно спроектированы, чётко прописаны и отлажены. Большинство из них автоматизировано, а бухгалтеры работают по стандартам и чётким регламентам. Необходимость «допиливать» учёт под конкретного клиента, как правило, стоит больших денег.

3. Компания «серая».
Часть сделок проходит через технические организации.