close
Приложение № 4
к Договору бухгалтерского аутсорсинга

Правила по работе с первичными документами

1. Общие положения

1.1. В целях исполнения Договора под термином «Документ» понимается следующее:
— любой первичный учётный документ Заказчика, фиксирующий факт хозяйственной деятельности Заказчика и содержащий существенную информацию для бухгалтерского/налогового учёта;
— любой документ, обеспечивающий регулирование трудовых и связанных с ними отношений Заказчика и работников Заказчика.
1.2. Для расчёта количества операций Сторонами принимаются следующие условия:
— для накладных, отчётов комитента/комиссионера, документов по перемещению товаров, материалов и готовой продукции, отчётов производства, актов, а также иных документов, одним документом считается документ, содержащий 20 (двадцать) строк (наименований, позиций). Каждые следующие 20 (двадцать) строк (наименований, позиций) принимаются за отдельный документ;
— для авансовых отчётов одним документом считается каждый подтверждающий документ, приложенный к авансовому отчёту, например чек.

2. Приём-передача документов и информации

2.1. Отправка документов и информации от Заказчика может осуществляться круглосуточно, однако их обработка осуществляется Исполнителем только в рабочие дни. Документы, полученные Исполнителем во внерабочее время, считаются полученным им в начале ближайшего рабочего дня.
2.2. Заказчик передает Исполнителю для отражения в учёте скан-копии полностью оформленных и подписанных первичных документов по мере поступления их Заказчику, но не реже 1 раза в неделю.
2.3. Исполнитель обрабатывает полученные документы в течение 3-х дней при объёме не более 100 документов с количеством строк (позиций) до 500 штук, в случае если количество превышает, то срок обработки документов будет увеличен.
2.4. Исполнитель не оказывает услуги по архивации и хранению оригиналов документов, относящихся к финансово-хозяйственной деятельности Заказчика.
2.5. Стороны настоящим договорились, что каждая Сторона вправе, но не обязана принимать и передавать все документы, необходимые для оказания услуг по Договору по реестру. В частности, Исполнитель осуществляет приём документов по реестру без проверки.
2.6. Исполнитель вправе:
2.6.1. Раз в месяц, запрашивать у Заказчика скан-копии недостающих полностью оформленных и подписанных первичных документов.
2.6.2. Организовать сбор документов, подлежащих передаче Исполнителю от Заказчика на бумажных носителях на условиях и в порядке, определяемых Исполнителем.
2.6.3. Принимать документы и информацию от Заказчика без реестра, либо в электронном виде, либо в виде письменных или электронных Поручений и использовать их в целях оказания услуг в качестве достаточного основания для ведения учёта, расчёта заработной платы и оказания иных услуг.
2.6.4. В момент приёма-передачи документов не принять, либо в процессе оказания услуг - не принимать к учёту и потребовать от Заказчика заменить в установленный Исполнителем срок документы, имеющие какие-либо несоответствия, с обязательным указанием причин, по которым такие документы не могут быть приняты к учёту.
2.7. Заказчик вправе:
2.7.1. Предоставлять Исполнителю информацию и документы о фактах своей финансово-хозяйственной деятельности в следующем виде (формате):
— в виде электронных файлов (форматы PDF, JPG и иные) - наиболее распространенный и предпочтительный вариант;
— в виде бумажных оригиналов документов;
— в виде бумажных копий документов;
— в виде документов, полученных по системе электронного документооборота (ЭДО).
Вне зависимости от вида (формата) передачи документы должны содержать все реквизиты первичного документа, предусмотренные Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее — 402-ФЗ).
2.7.2. Предоставлять информацию и документы о фактах своей финансово-хозяйственной деятельности в виде проектов (в том числе в формате Еxcel, Word и т.п.), содержащих не все реквизиты первичных документов, предусмотренные 402-ФЗ. В этом случае Исполнитель трактует указанные проекты документов как прямое распоряжение Заказчика на отражение в учётной системе Заказчика информации, содержащейся в указанных проектах, и не несёт ответственности за достоверность, точность и полноту отчётности Заказчика, подготовленной и переданной Исполнителем в государственные органы и внебюджетные фонды Российской Федерации на основании этой информации.
2.8. Заказчик обязуется:
2.8.1. Своими силами предоставлять информацию и документы, необходимые для оказания услуг по Договору, в соответствии с перечнем и сроками, указанными в Порядке оказания услуг, установленным способом.
2.8.2. Передавать документы и информацию по мере их поступления, но не реже одного раза в месяц и не позднее 10 числа месяца, следующего за отчётным периодом. Заказчик обязан в течение действия Договора предоставлять необходимые дополнительные документы (информацию), согласно Поручениям Исполнителя. Обработка документов после 10 числа месяца, следующего за отчётным, производится в согласованные с Исполнителем сроки и за дополнительную плату.
2.8.3. Корректно вводить первичные документы и информацию в соответствующие базы данных 1С, не позднее даты их передачи Исполнителю, если Заказчик взял на себя такие функции частично, либо в полном объёме.
2.8.4. Предоставлять Исполнителю копии документов (форматы PDF, JPG и иные), полученные из любых государственных органов, включая ИФНС, ПФР, ФСС в том числе, но не исключая: запросы и требования на предоставление документов, пояснения по формам сданной отчетности, суммам рассчитанных и уплаченных налогов, решения о назначении выездных проверок, требования об уплате штрафов, пени, недоимок, акты проверок и т.п., непосредственно в день получения документов Заказчиком, либо на следующий рабочий день и копии почтовых конвертов, которыми они были доставлены.
2.8.5. Предоставлять скан-копии (или фотографии) в хорошем качестве (разрешение не менее 300 dpi, со свободно читаемыми буквами, цифрами и другими значимыми для документа данными). Текст на скане-копии должен быть полностью открыт для чтения, не перекрываться другими документами, скрепками, без полос от картриджа. Скан-копии не должны быть затемнёнными.
2.9. В случае обнаружения в ходе оказания услуг факта отсутствия, неполноты или недостоверности данных в первичных документах, Исполнитель уведомляет об этом Заказчика установленным способом. С момента такого уведомления и в случае непредставления Заказчиком надлежаще оформленных первичных документов, Исполнитель не несет ответственности за последствия неверного расчёта налогов и сдачи недостоверной отчётности, сформированной на основании указанных первичных документов.
2.10. Заказчик настоящим гарантирует, что все первичные документы, регистры и подписанные им при необходимости на бумажных носителях обязательные формы отчётности, подготавливаемые Исполнителем для сдачи в соответствующие государственные органы от имени и по поручению Заказчика, подписываются исключительно уполномоченными представителями Заказчика.
2.11. Исполнитель не участвует в хозяйственной деятельности Заказчика, не принимает решения, не визирует финансовые документы, не организовывает систему внутреннего контроля Заказчика и не является лицом, уполномоченным Заказчиком на подписание документов, которыми оформляются хозяйственные операции, в том числе, но не ограничиваясь, денежных и расчётных документов, финансовых и кредитных обязательств, документов, оформляющих финансовые вложения, договоров займа, кредита, товарного и коммерческого кредита. Все операционные, финансовые, хозяйственные решения принимаются Заказчиком на свой страх и риск.

3. Хранение и возврат документов

3.1. Исполнитель обязуется обеспечить сохранность документации на бумажных носителях, переданной Заказчиком для оказания услуг по Договору или сформированной в процессе оказания услуг, до момента возврата документации Заказчику, если в данном разделе не предусмотрено иного.
3.2. Все документы и информация, принадлежащие Заказчику, включая (но не ограничиваясь) первичные документы, персональные данные работников Заказчика, хранятся у Исполнителя на протяжении всего срока, в течение которого такие документы или информация необходимы Исполнителю для надлежащего оказания услуг по Договору.
3.3. Когда Исполнитель перестает пользоваться документами или информацией он вправе передать их Заказчику, а Заказчик обязуется их забрать в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты отправки уведомления Заказчику по электронной почте о необходимости забрать документы. С момента отправки Исполнителем уведомления Заказчику о необходимости забрать документы обязанность Исполнителя по их возврату считается исполненной. Заказчик не вправе предъявлять претензии исполнителю относительно невозврата документов Заказчику.
3.4. Настоящим Исполнитель уведомляет Заказчика о требованиях законодательства хранить бухгалтерские документы в течение 5 (пяти) лет с даты их составления, а кадровые документы не менее 70 (семидесяти) лет.

Приложение № 5
к Договору бухгалтерского аутсорсинга

Положение о защите конфиденциальной информации

← Назад
Таблица 1. Перечень документов, предоставляемых Заказчиком Исполнителю перед началом оказания услуг		 Далее →
Приложение № 5 «Положение о защите конфиденциальной информации»